Abendveranstaltungen
in Szene setzen

Abendveranstaltungen

Den besonderen Zauber nutzen und gestalten

Ob es am Spiel der Lichter, an der festlichen Dekoration oder an den Erwartungen der Gäste liegt, die erfüllt und übertroffen werden – festliche und stilvolle Abendveranstaltungen sind ganz besondere Glanzpunkte, mit denen Sie sich als Gastgeber auf ebenso besondere Weise auszeichnen. 

Damit Sie die Rolle des Gastgebers wirklich einnehmen und sich ganz Ihren Gästen widmen können, ist es wichtig, dass alle Vorbereitungen getroffen und alle Aufgaben klug delegiert wurden. Daher sind vorab viele Fragen zu beantworten. 

Wer empfängt die Gäste und wo findet der Aperitif statt? Soll die Feierlichkeit durch einen Programmpunkt oder eine kurze Rede eingeleitet werden? Wer liefert Speisen und Getränke und wer kümmert sich um die Musik? Wer baut auf und achtet darauf, dass die Dekoration stimmt? Muss vorab eine Generalprobe mit Musikern oder Künstlern durchgeführt werden? Sind Technik und Lichtinstallationen einsatzbereit? 

Was nach Leichtigkeit aussieht, ist das Ergebnis intensiver Vorbereitungen und vieler helfender Hände, die im Hintergrund professionell agieren. Bestenfalls werden Sie und Ihre Gäste davon kaum etwas bemerken und können sich ganz auf den Zauber des Moments einlassen. 

Die Abendveranstaltung vorbereiten

Ob Sie einen kleinen Ball geben, zum Bankett laden oder ein legeres Get-Together planen, ist entscheidend für die konkreten Vorbereitungen, die der Abendveranstaltung vorausgehen. Wichtig ist zudem, dass Ihre Gäste den Anlass kennen, damit sie sich entsprechend kleiden und auf das Event einstellen können. 

Ist die Festivität beispielsweise als Höhepunkt eines Kongresses geplant, so empfiehlt es sich, den Abend mit allen geladenen Teilnehmern gemeinsam zu beginnen. Schön ist es dann, wenn jemand ein paar Worte spricht oder ein stimmungsvolles Lied erklingt. 

Liegt der Schwerpunkt darauf, den Teilnehmern eine Gelegenheit zum Networking oder zu intensiven Gesprächen zu geben, wählen Sie idealerweise eine Location, in der verschiedene Räumlichkeiten zur Verfügung stehen oder in der sich Sitz- und Stehplätze flexibel wählen lassen. Eine Lounge, das Bibliothekszimmer oder ein Platz an der Bar sollten den Festsaal ergänzen und es ermöglichen, sich in kleinen Gruppen zusammenzufinden. Als Verköstigung kommen dann am ehesten Buffetstationen oder Fingerfood infrage. 

Eine feste Sitzordnung mit Tischkarten und einem stilvollen Menü ist die ideale Wahl, wenn Sie einen Gast ehren oder einen besonderen Anlass feiern wollen. Auch bei eher traditionellen Anlässen wird diese Form gern gewählt. Bedenken Sie bitte, dass Sie – wenn das Event in einer Eventlocation und nicht im Restaurant stattfindet – dann zusätzliches Personal benötigen, das die Speisen zubereitet und serviert.

Was zeichnet eine Abendveranstaltung aus?

Die Wahl von Speisen und Getränken verdient bei jeder Veranstaltung, die Sie planen, große Aufmerksamkeit und Kenntnis. Doch ist es immer das Gesamtkonzept, das aufgehen muss. Sorgen Sie für ein zauberhaftes Ambiente, in dem sich Ihre Gäste wohlfühlen und in dem es ihnen leichtfällt, miteinander in Kontakt zu kommen. Inszenieren Sie Eventhighlights von der Seiltänzerin bis zum Harfenspieler, von einer individuell, programmierten LED-Lichtshow bis zu Walking-Acts, von Video-Mapping bis zu Sandartisten oder kubanischen Zigarrendrehern. Besondere Effekte kreieren für Ihre Gäste ein einmaliges Erlebnis. Erlebnisse wiederum sind geknüpft an Emotionen mit einem hohen Erinnerungswert – dies wirkt sich positiv auf Ihr Unternehmen aus.

Licht, Musik, Bestuhlung, Dekoration, diskretes, aber aufmerksames Personal – wenn alles perfekt aufeinander abgestimmt ist, erleben Ihre Gäste einen Abend, der alle Sinne betört und ihnen noch lange als positives Eventhighlight im Gedächtnis bleiben wird. 

Als erfahrene Eventmanagerin kümmere ich mich zuverlässig und ideenreich um die Planung und Durchführung Ihrer Abendveranstaltung – bis ins letzte Detail. Gemeinsam ermitteln wir in einem ausführlichen Vorgespräch, welchen Charakter das Event haben soll, welches Budget zur Verfügung steht, welche Ziele Sie mit der Abendveranstaltung verfolgen. 

Habe ich auf diese Weise eine klare Vorstellung gewonnen, wie Sie sich die Abendveranstaltung oder das Zusammenkommen vorstellen, übernehme ich in Ihrem Auftrag gern die gesamte weitere Planung. Ich buche eine passende Location, kümmere mich um eine attraktive Eventdekoration und die passenden Eventmöbel, beauftrage das Catering und den Partyverleih und bestelle die passenden Show-Acts oder engagiere Künstler, die zu Ihrem Event passen. 

Aufgrund meiner gestalterischen Fähigkeiten übernehme ich auch gern die Erstellung von Einladungen oder Tischkarten oder spreche dies mit der Grafikabteilung Ihres Unternehmens ab. Kurz und gut: Ich setze mein gesamtes, kreatives Know-How ein, damit Ihre Abendveranstaltung ein voller Erfolg wird.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie meine Dienstleistungen gleich buchen?

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Amelie Vollmer Portrait

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