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Event Beratung - Konzeption - Durchführung

Die perfekte Organisation Ihrer Veranstaltung

Ob Teilplanung, Full-Service oder Event Betreuung vor Ort – ich bin flexibel und richte mich voll und ganz nach Ihren individuellen Anforderungen. Meine Leistungen passen sich ganz Ihren Bedürfnissen von der Beratung über die Recherche, die Umsetzung bis hin zur Durchführung Ihres Events und der Nachbereitung an.

Egal wie konkret Ihre Anforderungen sind, gemeinsam konkretisieren wir sie im ersten Schritt. Anschliessend setze ich Ihr Event nach Ihren Vorstellungen im gewünschten Leistungsumfang um, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können. 

Womit kann ich Sie unterstützen? 

Eventberatung

Event Beratung

Zu Beginn der Eventplanung stimme ich gerne gemeinsam mit Ihnen die folgenden Fragen ab: Wer ist die Zielgruppe Ihres Events? Was ist das Ziel der Veranstaltung? Wo soll die Veranstaltung stattfinden? Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Wie sind Ihre Anforderungen, Wünsche und Vorstellungen?

Aus den Antworten dieser Fragen definieren wir Ihre Eventziele. Natürlich spielt auch das Budget eine große Rolle zu Beginn der Planung. Sobald alle Eckdaten definiert sind und das Eventformat festgelegt ist, lege ich mit der Eventorganisation los.

Dabei habe ich immer Ihre gesamte Veranstaltung transparent im Blick: Von der Kostenkalkulation bis zu den Eventzielen. Als Ihr zuverlässiger Eventdienstleister stehe ich Ihnen während des kompletten Projekts beratend zur Seite.

Konzeption & Organisation

Die Eventziele bilden die Basis für das gesamte Eventkonzept: Design, Location, Catering, Technik, Mobiliar, Hotelbuchung, Gästebetreuung, Shuttleservice, Speakerauswahl, Entertainment, Design und vieles mehr!

Anhand des maßgeschneiderten Konzeptes finde ich individuell abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse die passende Eventlocation und die entsprechenden Dienstleister. Hierbei kann ich auf mein bestehendes Netzwerk und mein Verhandlungsgeschick zurückgreifen. In dieser Phase ist mir besonders wichtig, die idealen Dienstleister mit dem entsprechenden Angebot für Sie und Ihr Event zu finden. Ein Locationcheck, gegebenenfalls mit den ausgewählten Dienstleistern, ist im Vorfeld natürlich empfehlenswert. Erst dann mache ich mich an die Detailplanung, um Ihnen den bestmöglichen Eventservice zu garantieren.

Organisation von Events
Umsetzung von Events

Eventumsetzung

Jetzt geht es in die Detailplanung: Alle Dienstleister werden gebucht; das Teilnehmermanagement beginnt; Presse, Sponsoren, Redner, Gewerke werden professionell von mir betreut und Marketing- und Vermarktungsmaßnahmen werden initiiert.

Das Teilnehmermanagement hat eine wichtige Funktion, denn mit den Teilnehmern steht und fällt das Event. Gerne übernehme ich für Sie das komplette Handling und kann auch auf modernste Teilnehmer-Handling-Tools zurückgreifen. Hierbei berate ich Sie gerne.

Im letzten Schritt der Umsetzung wird unter anderem die Gestaltung und Produktion der Eventmaterialien abgeschlossen und es werden alle Pläne, beispielsweise Lageplan, Regieplan oder Shuttlepläne finalisiert.

Eventbetreuung vor Ort

Der Festredner steht im Stau oder das Wetter spielt nicht mit? Für alles finde ich schnell und souverän eine Lösung. Denn die Eventbetreuung vor Ort ist essentiell. Sie beinhaltet die Koordination aller Gewerke und Dienstleister anhand des Zeit- und Regieplans. Mit einem kühlen Kopf stehe ich Ihnen bei Ihrem Event zur Seite und verliere nicht den Überblick, auch wenn es hektisch wird.

Im Anschluss an die Betreuung vor Ort geht ist in die Phase Nachbereitung. Das heißt für mich Feedback generieren, Dankes-Mails an Teilnehmer versenden, die Kostenkalkulation auswerten und innerhalb eines Recap-Meetings die Veranstaltung bewerten und abschließen. Natürlich ist mir in diesem Schritt auch Ihr Feedback zur gesamten Zusammenarbeit wichtig.

Vor Ort Betreuung Event
Grafikerstellung

Grafikerstellung

Sie benötigen individuell designte Materialien für Ihr Event? Ich kann Sie oder Ihre Grafik-Abteilung gerne beim Erstellen von Grafiken unterstützen.

Dank meiner Adobe-Skills erstelle ich nach Ihren Wünschen und Vorstellungen Eventmaterialien und Layouts für Schilder, Einladungskarten, Grafiken, Roll-Ups Programmheft, Werbemittel, Menükarten oder Give-Aways. Hierbei ist mir besonders wichtig, dass alles aus einem Guss in Ihrem Veranstaltungs-CI ist. 

Bei größeren Projekten werde ich auf kreative Grafikdesigner aus meinem Netzwerk zurückgreifen.

Agentur Unterstützung

Sie suchen einen Event-Freelancer oder brauchen temporär Unterstützung in Ihrer Eventagentur? Dann sind Sie bei mir richtig – gerne schlüpfe ich inkognito in Ihre Aufgaben und Projekte.

Da ich langjährige Agenturerfahrung habe, kenne ich Ihre Herausforderungen: einen Pitch gewonnen, die Auftragslage ändert sich und Sie brauchen kurzfristig einen Projektmanager. Ich arbeite mich schnell in neue Aufgaben ein und übernehme gerne einen Teilbereich oder die komplette Organisation einer Veranstaltung.

Agentur Unterstützung bei Events

MEINE VORGEHENSWEISE

In drei Schritten zu Ihrem einzigartigen Event

Event Organisation Schritt 1_

Gerne komme ich zu einem unverbindlichen Erstgespräch zu Ihnen um die Anforderungen, Wünsche und Erwartungen Ihres Events kennenzulernen. Natürlich ist dies auch telefonisch möglich. Im Anschluss erhalten Sie ein Angebot mit den entsprechenden Leistungen.

Event Organisation Schritt 2_

Wenn Sie sich für mich entschieden und wir alle Details abgesprochen haben, mache ich mich an die Eventorganisation und Umsetzung. Dabei habe ich immer Ihr Budget im Blick und informiere Sie regelmäßig über den aktuellen Stand Ihrer Veranstaltung – transparent und zuverlässig.

Event Organisation Schritt 3_

Sobald die Planung und Umsetzung abgeschlossen ist, beginnt die erfolgreiche Eventdurchführung. Hierbei unterstütze ich Sie vor Ort als Event-Profi, damit Sie sich um Ihre Gäste kümmern und Ihr Event genießen können.

IHRE VORTEILE

das zeichnet mich aus

  • Kreatives, kommunikatives Allround-Organisations-Talent
  • Hohe Flexibilität bei In- & Auslandsprojekten
  • Hervorragendes Netzwerk
  • Strukturierte und transparente Arbeitsweise
  • Direkte, zuverlässige Zusammenarbeit mit mir persönlich
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Pure Eventerfahrung

Kontakt

Amelie Vollmer Portrait

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